Ausführungsbestimmungen zur Neufassung der Verwaltungsanordnung für die Führung der Kirchenbücher (Kirchenbuchordnung) der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg

Mit den Übertritten (§ 1 Abs. 2 Buchstabe e), die in die Kirchenbücher einzutragen sind, sind nur die Übertritte zur Ev.- Luth. Kirche in Oldenburg gemeint. Die Übertritte zu anderen Kirchen oder Religionsgemeinschaften werden in das Verzeichnis der Kirchenaustritte (vgl. § 2 Abs. 1 Buchstabe b) eingetragen. Die Definitionen von Aufnahme, Wiederaufnahme und Übertritt finden sich in § 7 des Kirchengesetzes über die Kirchenmitgliedschaft (RS 1.030).

In Absatz 1 Buchstabe a) wird die Führung eines Gemeindegliederverzeichnisses geregelt, welches in der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg einheitlich über das EDV-Programm Mewis NT geführt wird. Absatz 3 macht deutlich, dass für die Verzeichnisse grundsätzlich die gleichen Regeln gelten wie für die Kirchenbücher.

An der Verantwortung des Pfarramtes für die ordnungsgemäße Führung der Kirchenbücher wird festgehalten (vgl. § 40 PfDG.EKD). Danach „haben Pfarrerinnen und Pfarrer die ihnen obliegenden Aufgaben in der Verwaltung, der pfarramtlichen Geschäftsführung, der Kirchenbuchführung und in Vermögens- und Geldangelegenheiten sorgfältig zu erfüllen.“

Das Pfarramt kann jedoch auch eine andere Person oder Stelle mit der Kirchenbuchführung beauftragen.

Ebenso kann die Führung der Kirchenbücher mehrerer Kirchengemeinden einer gemeinsamen Stelle übertragen werden. Die Beauftragung bedarf eines Gemeindekirchenratsbeschlusses und es muss die konkret verantwortliche Person in dem Beschluss festgelegt werden.

Eine nachträgliche/rückwirkende Beauftragung als Kirchenbuchführer/in ist nicht möglich.

Hier wird nunmehr differenziert zwischen Bestattungen und sonstigen Amtshandlungen. Bisher wurden sämtliche Amtshandlungen dort eingetragen, wo sie vollzogen worden sind. Dies wird gerade in ländlichen Gemeinden häufig mit dem Wohnsitz der Betreffenden übereinstimmen. Im Bereich der Bestattungen, vor allem in städtischen Bereichen, ist der Ereignisort eher flexibel, je nachdem, wo der Friedhof liegt. Auch werden die Bestattungen nicht immer von dem örtlichen Pfarrer vorgenommen, sondern von demjenigen, indessen Bereich das Gemeindeglied gewohnt hat. Deswegen ist bei Bestattungen von dem Prinzip des Ereignisortes abgewichen und auf das Wohnsitzprinzip umgestellt worden. Die gleiche Differenzierung nehmen auch andere Gliedkirchen, z. B. die Evangelische Kirche von Westfalen und die Evangelisch-Lutherische Landeskirche Hannovers, vor.

Wohnsitzkirchengemeinde ist gleich die Kirchengemeinde des – kommunal gemeldeten – Wohnortes, bei Umgemeindungen ist es somit NICHT die sog. „Wunschkirchengemeinde“ (gilt nur bei Bestattungen). Die Wunschkirchengemeinde trägt nur unter Buchstaben ein.

Mit Absatz 2 wurde geregelt, dass jedes Gemeindeglied für eine Amtshandlung außerhalb seiner Wohnsitzkirchengemeinde ein Dimissoriale vorlegen muss.

Bei der Trauung konfessionsverschiedener Partner benötigt das katholische Gemeindeglied, wenn es eine Anerkennung der evangelischen Trauung wünscht, einen sogenannten Dispens. Der Dispens ist eine Befreiung von der Pflicht zur Trauung in der katholischen Kirche und kann vom Katholiken beim Bischöflichen Generalvikariat beantragt werden. Ohne diesen Dispens gilt der Katholik für die katholische Kirche als nicht getraut.

Die Regelung in Absatz 4, wonach Taufen aufgrund ihrer mitgliedschaftsbegründenden Wirkung der zuständigen kommunalen Meldebehörde zu melden sind, ist erweitert worden um andere mitgliedschaftsbegründende Vorgänge wie Aufnahmen, Wiederaufnahmen und Übertritte.

Wichtig ist hier, dass die Meldung immer durch die Wohnsitzkirchengemeinde erfolgt.

Ab 1.1.2016 ist das elektronische Kirchenbuch verbindlich durch die Kirchengemeinden zu nutzen – siehe KBO § 29 (3).

Es bleibt aber dabei, dass Kirchenbücher gebundene Bücher sind, so dass die EDV-Ausdrucke in angemessenen Zeitabständen fest zu binden sind. Damit die Zeitabstände, bis die Unterlagen gebunden werden, nicht zu groß werden, sieht § 6 Absatz 1 Satz 3 vor, dass in kleineren Gemeinden mit wenigen Amtshandlungen auch gemeinsame Kirchenbücher für mehrere Arten von Amtshandlungen eingeführt werden können.

Nur bereits vollzogene/durchgeführte Amtshandlungen werden in das Kirchenbuch eingetragen!

Absatz 5 wird festgelegt, dass vorgelegte Personenstandsurkunden und sonstige Bescheinigungen, die zur Eintragung in das Kirchenbuch benötigt wurden, gesondert als Anlagen zum jeweiligen Kirchenbuch aufzubewahren sind.

Bei der Eintragung von Konfirmationen muss nicht mehr jede Amtshandlung einzeln unterschrieben werden.

Es reicht eine Unterschrift pro Konfirmandengottesdienst aus.

Außerdem möchten wir besonders darauf hinweisen, dass vor dem Binden der Jahrgänge einige Leerseiten mit eingebunden werden, damit für etwaige Nachträge genug Platz vorhanden ist.

Um Zweifelsfragen auszuschließen und damit Fehler zu vermeiden, stellt § 11 Abs. 1 jetzt ausdrücklich fest, dass Sperrvermerke nach dem staatlichen Melderecht auch in die Kirchenbücher zu übernehmen sind.

Besonders zu beachten ist, dass Sperrvermerke auch in die Kirchenbuchzweitschriften einzutragen sind.

Absatz 4 besagt, dass Zweitschriften ab sofort als doppelseitige Kopie des Originals incl. der Unterschriften gefertigt werden können. Auf der letzten Seite erfolgt ein Siegelabdruck mit dem Zusatz „die Kopie stimmt mit dem Original überein“, Datum und Unterschrift.

Absatz 2 konkretisiert die Eintragung von konfessionsverschiedenen Trauungen.

Hier wird zwischen einer evangelischen Trauung unter Mitwirkung eines katholischen Geistlichen (Eintragung bei uns unter lfd. Nr.) und einer katholischen Trauung unter Mitwirkung eines evangelischen Pfarrers (Eintragung bei uns unter Buchstabe) unterschieden. Gehören beide Ehepartner nicht unseren betreuten Konfessionen an, liegt keine ordnungsgemäße Trauung vor und sie wird auch nicht im Traubuch eingetragen.

Die Segnungsgottesdienste von gleichgeschlechtlichen Lebenspartnerschaften werden nicht im Kirchenbuch eingetragen, da es sich nicht um Amtshandlungen gem. § 1 handelt.

Hier wurde u. a. die Eintragung der Namen der nächsten Angehörigen wieder gestrichen und Hinweise auf eine Umgemeindung hinzugefügt.

Gemäß Rundschreiben des Oberkirchenrates zur Frage der Bestattung Ausgetretener (RS 3.160) werden Ausgetretene nicht kirchlich bestattet und somit auch nicht im Kirchenbuch erfasst. Ebenso wird bei Personen verfahren, die nicht der Kirche angehören (RS 3012 – Gottesdienste und Amtshandlungen - V. (5)).

Angehörige anderer Kirchen und Glaubensgemeinschaften, die der Arbeitsgemeinschaft christlicher Kirchen angehören, z. B. Katholiken, können evangelisch bestattet und somit auch eingetragen werden (RS 3012 – Gottesdienste und Amtshandlungen - V. (4)).

In § 18 (3) sind ergänzend zu den Totgeburten auch die Fehlgeburten benannt (vgl. hierzu § 2 (3) Nieders. Bestattungsgesetz und Rundschreiben Nr. 38/2004).

In § 28 wird geregelt, dass die Gemeinsame Kirchenverwaltung elektronische Kirchenbücher zur Benutzung zur Verfügung stellen kann. Das erfolgt durch das Kirchenbuchmodul in Mewis NT.

Um einen geordneten Wechsel zwischen dem bisherigen Kirchenbuchverfahren und dem EDV-gestützten Verfahren zu gewährleisten, regelt Absatz 2, dass Umstellungen nur zu einem Jahreswechsel zulässig sind.

In Absatz 3 wird darauf hingewiesen, dass ab dem 1.1.2016 jede Kirchengemeinde ein elektronisches Kirchenbuch führen muss.